Business email ေရးနည္း ..

 

Acuity English Language Centre

 

Business email ေရးနည္း ..
+++++++++++++++++++

ယေန႔ေခတ္ လုပ္ငန္းအသီးသီးသည္ တစ္ေနရာႏွင့္ တစ္ေနရာ ဆက္သြယ္ရာတြင္ email မ်ားကို တြင္တြင္က်ယ္က်ယ္ အသံုးျပဳေနၾကရပါသည္။ စီးပြားေရးလုပ္ငန္း ကိစၥမ်ားအတြက္ ဆက္သြယ္ရာတြင္ အသံုးျပဳေသာ email ေရးသားပံုမ်ားကို မွ်ေဝလုိပါသည္။ email မ်ားကို ေရးသားရာတြင္ တိုတိုႏွင့္ လိုရင္းေေရာက္ေအာင္ ယဥ္ယဥ္ေက်းေက်း ေရးသားရပါမည္။ ေရးသားရာတြင္ ႐ုံးတြင္းပံုစံ မဆန္ေသာ၊ မျပည့္စံုေသာ ဝါက်မ်ား၊ ခံစားခ်က္ႏွင့္ပတ္သက္ေသာ အာေမဋိတ္ဝါက်မ်ား သံုးႏႈန္းျခင္း စသည္တို႔ကို ေရွာင္ၾကည္ ရပါမည္။ ပထမဦးဆံုး ေရးသားေသာ email ျဖစ္ပါက အသံုးအႏႈန္းမ်ားကို ပိုမို သတိထား ရပါသည္။ တစ္ဦးႏွင့္ တစ္ဦး ဆက္ဆံေရး ရင္ႏွီးကၽြမ္းဝင္လာ ေသာအခါ အသံုးအႏႈန္းမ်ားကို ရင္းရင္းႏွီးႏွီး သံုးစြဲႏိုင္ပါသည္။ ဤေဆာင္းပါးတြင္ မိမိဘက္မွ စတင္ေရးသားေသာ ပံုစံႏွင့္ အေၾကာင္းျပန္ၾကားေသာ email ပံုစံ ၂ မ်ိဳးလံုးကို တင္ျပသြားပါမည္။

To : office@trainersrus.com
Cc :Andrea.penn@fgt.com
Subject : Query about training DVDs

I am the HR assistant at Feel Good Training plc. I am contacting you to say that we have receive the promo material about your sales training DVDs and are interested in purchasing some.

Could you please send us some more information regarding their content as we are not sure which would be the most useful for our staff.

We would also require a price list and payment terms.

Looking forward to your reply.
Regards
Renata Klein
Renata Klein, HR assistant
Feel Good Training plc.
484 London Road, Uxbridge, UX3 6HO
www.fgt.com

email တစ္ေစာင္တြင္ ေရးသားေသာ အေၾကာင္းအရာ (subject) ကို ရွင္းရွင္းလင္းလင္း ေပၚလြင္ေအာင္ ေရးသားပါ။ စတင္ေရးသားရာတြင္ မိမိကိုယ္ကို မိတ္ဆက္ပါ၊ မိမိကိုယ္ကို မိတ္ဆက္ ေရးသားရာတြင္ အမည္ကို ေဖာ္ျပရန္မလိုဘဲ မိမိ၏ ရာထူး/ေနရာကိုသာ မိတ္ဆက္ပါ၊ မည္သည့္ အတြက္ေၾကာင့္ ဤစာကို ေရးသားရသည္ကို ေဖာ္ျပပါ။ အေၾကာင္းအရာကို ေရးသားေသာအခါ ပုဂၢိဳလ္ေရး အေၾကာင္းအရာထက္ လိုအပ္ေသာ၊ သိလိုေသာ အေၾကာင္းအရာကိုသာ အဓိက ေရးသားပါ။ အမ်ားစုက email ေရးသားရာတြင္ မိမိအမည္ကို တစ္ခုသာေရးသားၾကသည္။ ဆိုလိုသည္မွာ Regards Renata သို႔မဟုတ္ Mrs Klein ဟု ေရးသားၾကသည္၊ သို႔ရာတြင္ ပထမဦးဆံုးေရးသားေသာ email တြင္ နမူနာ ေဖာ္ျပထားေသာ email ကဲ့သို႔ပင္ အမည္ အျပည့္အစံု ေရးသားသင့္ပါသည္။ အဆံုးသတ္ ေရးသားရာတြင္ စာျဖင့္ေရးလွ်င္ လက္မွတ္ထိုးမည့္ ေနရာတြင္ မိမိ၏ “အမည္အျပည့္အစံု၊ ရာထူး/ ေနရာ၊ လိပ္စာ အျပည့္အစံု” တို႔ကို ေရးသား ေပးရပါမည္။
နမူနာ email တြင္ promo ဟု အတိုေကာက္ေရးသားထားသည္ကို ေတြ႕ရမည္။ promo ဆိုသည္မွာ ေၾကျငာျဖင့္ ဆက္သြယ္ျခင္းကို ဆိုလိုပါသည္။ email ေရးသားရာတြင္ “asap= as soon as possible, ad=advertisement, re= regarding” စေသာ အတိုေကာက္ပံုစံမ်ားကိုလည္း အသံုးျပဳႏိုင္ပါသည္။ စာသားတြင္ အသံုးျပဳသည့္ အသံုးအႏႈန္းမ်ားကို ႐ုံးတြင္းဆန္ေသာ (formal) အသံုးအႏႈန္းမ်ား ဥပမာ- purchase=buy, require=need စသည္ကဲ့သို႔ အသံုးျပဳပါ၊ Model verb (could, would) စသည္တို႔ကို အသံုးျပဳျခင္းသည္ ပိုမို ယဥ္ေက်းပါသည္။ email ကို အဆံုးသတ္ရာတြင္ ယဥ္ယဥ္ေက်းေက်း ရင္းရင္းႏွီးႏွီး ျဖင့္ အဆံုးသတ္ပါ။
အေၾကာင္းျပန္သည့္ email ပံုစံကို ဆက္လက္ တင္ျပပါမည္။

To : Renata.klein@ft.com
Subject : Re: Query about training DVDs

Dear Renata
Thank you for your interest in our training material.
We' re happy to provide you with more detailed information regarding the contents of the DVDs. Attached you'll find a PDF containing a brochure plus purchasing agreement where you'll find terms and conditions are clearly explained.

Should you need help choosing a product to suit your company's needs, please feel free to contact us again. Either email me or alternatively you can speak to one of our customer service team by calling 05 471 375 31.

Best Regards
Jim

Jim Baxter, Marketing Manager
Trainers-R-Us
j.baxter@trainersrus.com

အေၾကာင္းျပန္ေသာ email ေရးသားရာတြင္ ပထမဦးဆံုး မိမိမွ စတင္ေရးသားေသာ email ထက္ အနည္းငယ္ ပိုမိုရင္ႏွီးသည့္ သေဘာဆန္ေသာ (Semi-formal) အသံုးအႏႈန္းမ်ားျဖင့္ သံုးႏႈန္းႏိုင္ပါသည္။ ဥပမာ- “We're happy to …. (သို႔မဟုတ္) We're pleased to ….” ဟု သံုးႏိုင္ပါသည္။ “We're delighted to …” ဟုေရးလွ်င္ အလြန္ formal ဆန္သြားပါသည္။ ထို႔အတူ “Please feel free to …” ဟုေရးသားႏိုင္ၿပီး “Please don't hesitate to ….” ဟုေရးသားလွ်င္ လံုးဝ formal ပံုစံျဖစ္သြားပါသည္။ အေၾကာင္းအရာကို ေရးသားရာတြင္ ထပ္တြဲ ေဖာ္ျပေပးထားေသာ attached file မ်ား၏ အမည္မ်ားကိုပါ ထည့္သြင္းေရးသား ေဖာ္ျပရန္ လိုအပ္ပါသည္။ အဆံုးသတ္ပံုစံမ်ားမွာ စတင္ေရးသားသည္ျဖစ္စ၊ အေၾကာင္းျပန္သည္ျဖစ္ေစ ရင္းရင္းႏွီးႏွီး ပံုစံမ်ားျဖင့္ အဆံုးသတ္ႏိုင္ပါသည္။ အသံုးအႏႈန္းမ်ားႏွင့္ ပတ္သက္၍ စာပိုဒ္ေနရာအလိုက္ Formal ႏွင့္ Semi-formal ပံုစံမ်ားကို နမူနာအျဖစ္ ဆက္လက္ တင္ျပပါမည္။

Greetings/ Formal
Dear Mrs Kelin/ Dear Professor Smith/ Dear All (to a group) For the attention of the Sales Manager/ Dear Chris White ( ေယာကၤ်ား၊ မိ္န္းမ ခြဲျခားမသိလွ်င္ Mr/ Mrs မထည့္ဘဲ အမည္သက္သက္ေရးႏိုင္သည္)။ အမည္ကို ေရးသားသည့္ အခါ first name ကို အသံုးမျပဳသင့္ပါ။(ဥပမာ- Mary Christ ျဖစ္ပါက Dear Mrs Mary ဟု မေရးသင့္ပါ)

Greetings/ Semi-formal
Dear Renata ( Mr/ Mrs မထည့္ဘဲ အမည္သက္သက္သာေရးႏိုင္ပါသည္)

Requesting action/ very polite
Would it be possible (for you) to send me ….?/ I would be grateful if you could send me …..
I was wondering if you have had a chance to do it yet?
Would it be possible for me to come…?
I would really appreciate your help./ I would be very grateful (indeed) for your help.
(ေဖာ္ျပပါ ပံုစံမ်ားသည္ အလြန္ ယဥ္ေက်းေသာ အသံုးအႏႈန္းမ်ားျဖစ္ပါသည္။)

Requesting action/ polite
Could you (please) send me ….?
Have you had a chance to [do it yet?]….?
Could I come ….. ?
Thank you./ Many thanks
(ေဖာ္ျပပါ ပံုစံမ်ားသည္လည္း ယဥ္ေက်းေသာ အသံုးအႏႈန္းမ်ားပင္ ျဖစ္ပါသည္။)

Closes/ Formal
Best wishes/ Best regards/ Regards + မိမိအမည္၊ ရာထူး/ေနရာ ႏွင့္ လိပ္စာ အျပည့္အစံု

Closes/ Semi-formal
All the best/ Best/ Yours/ Many thanks + မိမိ၏ first name (or) full name
လုပ္ငန္းကိစၥ ဆက္သြယ္ရာတြင္ email ျဖင့္ စာေရးေနၾကသူမ်ား၊ စာေရးၾကမည့္သူမ်ား၊ ေရးလိုသူမ်ား လိုအပ္သလို အသံုးျပဳႏိုင္ ၾကပါေစ…

ေအာင္ကိုဦး(UMK)
Be the Best !